Könyv, Könyvtár, Könyvtáros 2005. október - A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer kialakítása Heves megyében

A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer
kialakítása Heves megyében
Lehetőségek megyei könyvtári feladatok
kiszélesítésére

A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár módszertani osztályvezetőjeként kaptam felkérést arra, hogy egy olyan megye módszertanosaként vegyek részt A regionális és kistelepülési könyvtári ellátás megoldásainak kidolgozása országos munkacsoport tevékenységében, amelyben még az ellátórendszer semmilyen formája nem alakult ki. Az NKA pályázatainak segítségével két év alatt a munkabizottság javaslatai alapján¹olyan kísérleti projektet dolgoztunk ki, valósítottunk meg, amely felhasználóközpontú, korszerű, minőségi szolgáltatási rendszert kínál a kistelepüléseken élő lakosság számára a megyei könyvtári hálózaton keresztül. A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszert (KSZR) 15 települési könyvtár és 1 fiókkönyvtárunk részvételével 2004 októberében indítottuk el, 2005. második felében újabb települések és fiókkönyvtárak kapcsolódtak a programhoz.
A könyvtári terület stratégiai céljai 2003-2007 között című alapdokumentumban rögzítettek szerint a regionális könyvtári ellátás jövőképe:

A kistelepüléseken és a kisvárosokban élők ugyanazt a könyvtári ellátást kapják, mint amit az ODR tagkönyvtáraiban.

Meg kell valósítani az 1997. évi CXL. tv. 61. § 1) 2) bekezdésében írottakat. Miután az esélyegyenlőség érdekében bárhol az országban élő állampolgárnak is joga van minden számára szükséges információhoz és dokumentumhoz, a kistelepülések könyvtári ellátását hozzá kell kapcsolni a nagyobb egységekéhez akár úgy, hogy a település önálló könyvtárat tart fenn és ezt fejleszti, akár úgy, hogy a megyei vagy nagyobb városi könyvtártól vásárolja meg az önkormányzat mindazon szolgáltatásokat, amelyekre a településen szükség van.²

A jövőkép és a küldetésnyilatkozat alapján határoztuk meg stratégiai céljainkat és a munkatervet. Célunk volt, hogy más megyei könyvtárak tapasztalataira építve olyan szolgáltatási rendszert kínáljunk, amely a cserélődő letéti állomány és információszolgáltatás mellett egyéb korszerű kiegészítő könyvtári szolgáltatásokat is elérhetővé tesz.

A regionális könyvtári hálózat kialakítása és fejlesztése az ágazati irányítás kiemelten támogatott projektje. Hangsúlyosan szerepel a könyvtári terület stratégiai céljai között, s pályázati lehetőségekkel is támogatott tevékenység. A minisztériumi források több területen (dokumentumbeszerzés, informatikai fejlesztések) támogatják az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer tagkönyvtárait (megyei könyvtárakat), a kistérségi együttműködést, települések együttműködését és a könyvtári szolgáltatások megrendelését.
A tervezett projekt stabil, jól kiépített könyvtári hálózatra épül. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer és az ágazati stratégiai tervek megfelelő országos hátteret biztosítanak a regionális szintű tervezésnek, segítik a célok elérését. A könyvtári hálózat építésében a közép- és hosszútávú tervek a regionális könyvtári ellátás kiépítését szorgalmazzák, amely a lakossághoz közvetlenül eljutó szolgáltatások színvonalának emelkedését segíti és egységes könyvtári szolgáltatások biztosítását célozza. A projekt várhatóan az induláshoz szükséges források biztosítása után is stabil és működőképes lesz.
A konkrét célokat a következőkben fogalmaztuk meg:
1. A szolgáltatási rendszerhez tartozó községi könyvtár gazdaságos könyvellátásának megoldása, a gyűjtemény sokoldalú hasznosítása.
2. A település igényeihez, a lakosság összetételéhez igazodó, folyamatosan bővülő és cserélődő könyvkínálat biztosítása.
3. A letéti állomány szakszerű gyarapításának, feltárásának, elektronikus eszközökkel való visszakereshetőségének biztosítása.
4. Közhasznú, közérdekű és helyismereti információk szolgáltatása.
5. A fogyatékkal élők, a nemzeti és etnikai kisebbségek speciális gyűjteményi igényeinek kielégítése.
6. Közösségi szolgáltatások (könyvtári rendezvények, programok, kiállítások) biztosítása.
7. A könyvtári adminisztrációval megbízott személy munkájának segítése, módszertani gondozás, továbbképzési lehetőségek biztosítása.
8. Kiegészítő szolgáltatások (könyvkötészet, technikai, műszaki) biztosítása.

A megrendelő önkormányzatok a megyei könyvtárral kötött szerződés³ alapján igényelhetik a szolgáltatásokat.
Az elérendő célok megvalósítása érdekében feladatként tűztük ki, hogy a 2004. évben az ellátórendszer alapjait lerakjuk, és 2005-ben a szolgáltatást megkezdjük.

Részvétel a regionális könyvtári ellátás kialakítása munkacsoport tevékenységében;
megyei helyzetkép felmérése;
a könyvtári ellátórendszer fejlesztésének középtávú terve 2004-2007 - tanulmány a Regionális Fejlesztési Tanács felkérésére;
a pétervásárai kistérség könyvtári ellátásának helyzete - tanulmány a terület országgyűlési képviselőjének felkérésére;
2004. március 18-án regionális értekezlet Tiszaújvárosban;
2004. március 19-én megyei értekezlet önkormányzati vezetők és kistelepülések könyvtárosai számára;
fiókkönyvtári letéti ellátás üzemszerű működésének vizsgálata.

Integrált könyvtári rendszer bővítése, amely a letéti állomány rugalmas kezelését biztosítja;
pályázati források felhasználásával korszerű technikai infrastruktúra kialakítása az ellátórendszer tagjai számára (e-Magyarország sikeres pályázatai a megye könyvtáraiban);
kistelepülési könyvtárak állománybővítése 4 000 000,- Ft értékben (a Nemzeti Kulturális Alapprogram támogatásával);
könyvtári innovációs projekt kidolgozása a már meglévő tervek és tapasztalatok alapján (a Nemzeti Kulturális Alapprogram támogatásával).

A célok és az előzmények ismeretében alakítottuk meg azt a munkacsoportot, amely a KSZR szolgáltatások tervezésére kapott megbízást. Tagjai a módszertani, a feldolgozó és a gazdasági osztály munkatársai voltak. A letéti állomány beszerzése, nyilvántartásba vétele, szerelése az állománygyarapító, -feldolgozó osztályon történt meg. Belső átszervezéssel oldottuk meg azt, hogy a feldolgozó osztály egyik munkatársa kapott megbízást a cserék előkészítésére, szervezésére, lebonyolítására. A kiállítások, rendezvények kiajánlása, a szakmai továbbképzés a módszertani osztály feladatkörébe tartozik, míg a nem hagyományos dokumentumok, a helyismereti és közhasznú információk közvetítése az olvasószolgálati osztályon történik. Külön gondot fordítottunk az informatikai problémák kezelésére, ezért évenként már hagyományosan számítástechnikai témájú (egynapos) továbbképzéseket szerveztünk, s a szolgáltatást megrendelő könyvtárak számítógépeinek helyszíni karbantartását, felülvizsgálatát is vállalták informatikus szakembereink.
A projekt tervezésének lépéseit a következőkben határoztuk meg:
Megyei helyzetkép felmérése

Meglévő ellátórendszerek működésének vizsgálata.
A KSZR kialakításának és működtetésének kidolgozása

jogi szabályozás, szerződési feltételek,
személyi feltételek biztosítása,
működési infrastruktúra biztosítása,
szolgáltatási rendszer kidolgozása (alapszolgáltatások és kiegészítő szolgáltatások),
szervezési rendszer, propaganda,
minőségirányítási rendszer (igényvizsgálatok, kommunikációs modell, elégedettségvizsgálatok, teljesítménymérés),
egyéb kérdések.

A kidolgozott modell a minőségirányítási rendszer bevezetésének lépései szerint épül fel, a fentebb leírtak szerint felmértük a kiinduló állapotot, áttekintettük a meglévő hazai és külföldi példákat (a már rendelkezésre álló szakirodalom és helyszíni látogatások alapján). Az elkészült projekt⁵ tartalmazza a megyei könyvtár stratégiai tervéhez igazodó terveket, jövőképet, küldetésnyilatkozatot, a célok megfogalmazását. Támaszkodtunk a minőségmenedzsment alkalmazásának módszereire és technikáira, és folyamatban van a projekt teljes minőségügyi dokumentációs rendszerének elkészítése.

A megye települési könyvtárainak személyi és tárgyi elemzése kapcsán és három év szakfelügyeleti tapasztalat alapján megállapítható volt, hogy bár a Heves megyei könyvtárak 85 százaléka szerepel a nyilvános könyvtárak jegyzékén (a fennmaradó 15 százalék nagy része szünetelő könyvtár), a 85 százaléknak legalább a felében kérdéses a nyilvános könyvtár alapkövetelményeinek és alapfeladatainak való megfelelés.
Rögtön felmerül a gondolat: miért ragaszkodunk (ha ragaszkodunk) önálló könyvtár fenntartásához, ha a törvény többféle lehetőséget is nyújt számunkra. S kérdezzük: melyik könyvtár lehet az, amelyiknek szakmailag nem javasoljuk az önállóságot, hanem a társulási vagy ellátórendszeri formát szeretnénk, ha választaná.
Mert arról nem feledkezhetünk meg, hogy az önkormányzat mint fenntartó fogja a kereteket kiválasztani, mi szakmai irányokat mutathatunk és javaslatokat tehetünk.
A munka megkezdésekor felmerült a kérdés: mi mint megyei könyvtár, miben tudunk e változtatásban iránymutatást adni, kezdeményező szerepet játszani?
Elsőként áttekintettük, hogy jelenleg milyen megyei könyvtári feladatokat látunk el:

Továbbképzéseinken évről évre többen vesznek részt, és megerősítik, hogy hasznosnak tartják ezeket. Igyekszünk szinte minden aktuális könyvtári témát felölelni, sokszínűvé tenni rendezvényeinket. Sok könyvtárosunknak szinte ez az egyetlen alkalom, hogy szakmai továbbképzésen vehessen részt.

Rendszeresen megjelentetjük a Kapcsolat című megyei könyvtáros folyóiratot, amelyben szintén aktuális információkat, jogszabályokat, pályázati lehetőségeket közvetítünk.

A Módszertani Osztály munkatársai végzik (jelenleg két fő) azt a hagyományos módszertani tanácsadást, amelynek során a helyszínen szakmai beszélgetés során tárjuk fel a helyi problémákat. Gyakori, hogy a fenntartóval is megbeszéléseket folytatunk. Ilyen látogatásra könyvtáranként egy-két évente keríthetünk sort.
Gyakori, hogy telefonon vagy személyesen kérnek szaktanácsot pályázatírás, katalógusépítés, állománygyarapítás és egyéb kérdésekben. Részt veszünk több munkaerőt igénylő feladatokban: állományellenőrzés elindítása, leválogatás, költöztetés.

Könyvtáros asszisztens képzésünk évek óta népszerű, közel 60 középfokú végzettségű szakember tanítását és vizsgáztatását szerveztük meg. Tapasztalatunk, hogy az akár egyszemélyes könyvtárakban dolgozó kollégák e képzés után nyitottabbá váltak a legújabb ismeretek alkalmazására, szakmai kapcsolatok kiépítésére.

Kötészetünk kedvezményes áron vállalja könyvek, folyóiratok, önkormányzati jegyzőkönyvek, helyismereti anyagok kötését. Jellemző, hogy csak a városok kérik folyóiratok és könyvek kötését, a kisebb könyvtárak leginkább a helyismereti dokumentumok köttetését igénylik.

Nagyon fontos előrelépésnek érezzük, hogy 2002-től életbe lépett a szakfelügyeletről szóló rendelet. Fontos, mert a könyvtárra irányítja a figyelmet, lehetőséget ad problémafeltárásra, szakmai tanácsadásra, megbeszélési alkalmat teremt a fenntartó képviselőivel. Jelenleg öt szakfelügyelő dolgozik a megyében, de többen már beadták kérelmüket a minisztériumba.

A jelen megismerése mellett átgondoltuk, hogy mint ellátórendszert működtető könyvtár, jelenleg milyen kompetenciákkal rendelkezünk e feladatok megoldásához.

Szervezett, biztos alapokon nyugvó és fejleszthető könyvtári hálózat;
Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerben való részvétel, amely a megyei könyvtárakra mint szolgáltató könyvtárakra épít;
A minőségi szolgáltatások bevezetésére felkészült, képzett, a szakmáért felelősséggel gondolkodó szakemberek a megyei, városi könyvtárakban;
Az új lehetőségek iránti fogékonyság, a bevezetés szándéka;
Jó kapcsolat az egyes könyvtárosokkal;
Nagy gyakorlattal és tapasztalattal rendelkező, szorgalmas, pontos és megbízható szakemberek az állománygyarapító osztályon;
Felsőfokú végzettségű könyvtári szakemberek képzése helyben megoldott.

Gyengeségek a megyei könyvtári feladatok ellátásában
Kevés könyvtári szakember a megnövekedett feladatok elvégzéséhez;

A kistelepüléseken nincsenek könyvtári-informatikai szakemberek;
Kedvezőtlen működési feltételek a kistelepüléseken (rossz állagú, könyvtári célra alkalmatlan épületek, helyiségek, minimális gépesítettség);
Elavult és korszerűtlen dokumentumállomány a kistelepüléseken;
Az ellátórendszerek működtetéséhez szükséges infrastruktúra és dokumentumállomány hiányosságai (helyszűke a letéti állomány kezeléséhez, a már meglévő letéti állomány további gyarapításának bizonytalansága).

Konkrét stratégiai tervekben megnyilvánuló határozott szándék a kistelepülések könyvtárainak fejlesztésére;
Növekvő lakossági igény a korszerű könyvtári szolgáltatások elérésére, a tudás felértékelődése, az élethosszig tartó tanulás igényének megvalósulása;
Növekvő minisztériumi pályázati lehetőségek, amelyek az informatikai és tárgyi eszközök megteremtését segítik;
Informatika fejlődése, az interneten keresztül szolgáltatható tartalom (teljes szövegű, illetve bibliográfiai, könyvtári adatbázisok) rohamos gyarapodása;
Jól működő országos kezdeményezések könyvtári ellátórendszerek szervezésére és működtetésére;
A tervezett új könyvtárépület, amely raktárat, új munkahelyek kialakítását biztosítja;
A volt járásközpontok (ma kistérségi központok) módszertani szakmai hagyományai;
Az ellátórendszer, mozgókönyvtári ellátás bevezetésének lehetősége más megyék, kistérségek tapasztalatai alapján;
ODR könyvtári szerep jobb kihasználása;
Rendszeres szakfelügyeleti ellenőrzés.

Önkormányzatok önállósági törekvései, tulajdonlás-szemlélete, amely nem a szolgáltatáscentrikusságot helyezi előtérbe;
A megvalósítás nagy forrásigénye;
A kistérségek jelenleg még bizonytalan álláspontja a mozgókönyvtári feladatok bevezetésére.

A fenntartókkal (megyei és települési önkormányzatok, kistérségi vezetők) megismertetni és elfogadtatni a kérdés fontosságát;
A használók ismerjék fel az érdekeiket;
Megfelelő dokumentumállomány biztosítása;
Személyi feltételek biztosítása;
Továbbképzés, átképzés lehetősége;
Infrastrukturális háttér biztosítása;
Számítógépes lehetőségek maximális kihasználása;
A megyei (kistérségi központi) könyvtárak koordináló szerepének elfogadtatása;
A megyei (kistérségi központi) könyvtárak felkészítése a feladatra.

A gyűjtés szempontjai
A projektben részt vevő 15 könyvtár számára szolgáltatott dokumentumok gyűjtésének megkezdése előtt az alábbi szempontokat vettük figyelembe és tekintettük kiindulási alapnak:

települések demográfiai jellemzői (2003 évi adatok),
a 2003. év könyvtár-statisztikai adatai (állományra vonatkozó és forgalmi adatok),
a könyvtárak gyűjtőköri szabályzata, gyarapítási szokásai,
a könyvtárak technikai felszereltsége,
az egyes könyvtárak típusai (Feldebrő: ÁMK; Kompolt és Parád: községi és iskolai könyvtár),
a szakfelügyelet során szerzett tapasztalatok az állomány minőségéről és összetételéről,
a felhasználók igényei.

Figyelembe vettük, hogy a szolgáltatásban részt vevő könyvtárak használói általános igényeket, egyéni érdeklődést, szabadidős tevékenységet szolgáló dokumentumokhoz szeretnének hozzáférni a lakóhelyükön működő könyvtárban. A projektben részt vevő könyvtárak jelenleg rendelkeznek saját állománygyarapítási kerettel, ezért a kézikönyvek és a kötelező olvasmányok emelt példányszámú beszerzésével nem foglalkoztunk, meghagytuk ezt az adott könyvtárak feladatkörében. Természetesen a szolgáltatást később igénybe vevő megrendelőink esetében alapvető kézikönyvek és kötelező irodalom beszerzését is biztosítjuk.
A gyűjtés legfőbb szempontja, hogy az adott településen élő valós és potenciális könyvtárhasználókat olyan mennyiségű kurrens könyvhöz juttassuk, amelynek szolgáltatásához a helyi könyvtár saját ereje nem elegendő. A teljesség igényével azonban egyetlen műveltségi terület vagy tudományág műveit sem tudjuk szolgáltatni. A letéti állomány gyűjtőköri szabályzata tartalmazza a szerzeményezés alapelveit, amelyek a visszajelzések alapján a gyakorlatban igazolódtak. A gyarapítás érdekében folyamatosan figyeljük az állománygyarapítás segédleteit és a könyvesboltok kínálatát. Vásárlásaink legnagyobb részét egy internetes könyvkereskedő cégnél bonyolítjuk le. A számítógép mellett ülve a rendelést megelőzve, a behasonlítás munkafolyamatát is el tudjuk végezni. A cég 28-35 százalék kedvezményt biztosít számunkra, akciók esetén az árak ennél is kedvezőbbek lehetnek. Az NKA pályázatán nyert négymillió forintból így 5 182 443,- Ft értékű könyvet tudtunk beszerezni.

Állományba vétel, nyilvántartás, csere
A letéti állományt a könyvtárunkban használt SZIKLA integrált könyvtári rendszer segítségével tartjuk nyilván és tárjuk fel. A cserék lebonyolítását és adminisztrációját a letéti modul segítségével végezzük szolgáltatási előírás alapján. A részmunkák (állományba vétel, kiszállítás, visszavétel) tervezését folyamatábra segítségével végezzük. A formai és tartalmi feltárás a minél differenciáltabb visszakeresés érdekében a mélyleíró rögzítési módot alkalmazzuk.
A cseréket háromhavonta (évente négy alkalommal) rendszeresen végezzük. Az első kiszállításnál a megyei könyvtár igazgatója adta át a könyveket a település polgármesterének, az ünnepélyes keretek közt zajlott eseményről fotók tekinthetők meg könyvtárunk honlapján (http://www.brody.iif.hu/kszr/kszr.htm).

Kiegészítő szolgáltatások
A Nemzeti Kulturális Alapprogram pályázati lehetőségének felhasználásával jólsikerült gyermekprogramok zajlottak a szolgáltatást igénylő könyvtárakban. A József Attila emlékév tiszteletére szervezett vándorkiállítás az év során szinte minden KSZR tagkönyvtárba eljut majd. A Nagy Könyv megyei programsorozatának résztvevőiként is számítunk a települési könyvtárakra, könyvtárosokra. Számítógépes rendszerfelügyeletet biztosítottuk minden ezt igénylő könyvtár számára, csoportos megrendeléssel kedvezményes áron tudtunk beszerezni vírusvédelmi szoftvereket. Igény szerint szállítottunk hangoskönyveket, nem hagyományos dokumentumokat. Az érdeklődő könyvtárosok több továbbképzésen is részt vehettek: Elektronikus statisztikai adatszolgáltatás, vírusvédelem címmel az Eszterházy Károly Főiskolán, a megyei könyvtárban a Szikla integrált könyvtárkezelő rendszer felhasználói számára tartottak konzultációt a program készítői. Könyvtári minőségmenedzsment tréning címmel - szintén NKA támogatásból - két időpontban volt könyvtárunkban továbbképzés, melyen öt olyan könyvtáros vett részt, akik a KSZR tagjai. Ennek sikerén felbuzdulva az ősz folyamán olyan tréninget szervezünk a megye könyvtárosainak, amelyen a használóképzés, az ODR-szolgáltatások és a gyermekkönyvtári munka kerül előtérbe.

Miért tartjuk fontosnak partnereink véleményét? A hazai könyvtárügy stratégiai terve 1997-2002 című dokumentum kulcsterületként fogalmazta meg a minőségmenedzsment ismeretének kezelését. Erre épülően a 2003-2007 közötti stratégiai célok közt is kiemelten szerepel a minőségi szolgáltatások növelése, a könyvtári minőségfejlesztés és minőségbiztosítás meghonosítása.
Fontosnak tartjuk, hogy a KSZR szolgáltatásait igénybe vevő könyvtárak véleményét megkérdezzük a szolgáltatás eredményességéről, hasznosságáról. A szolgáltatás minőségének értékelése két szakaszban történik. Először a cserék alkalmával visszahozott dokumentumok kölcsönzőkartonjai alapján megállapítható egyes könyvek népszerűsége, keresettsége, ez támpontot ad a további gyarapításhoz. Másodszor a szolgáltatást igénybe vevő könyvtárakat, könyvtárosokat pedig a szolgáltatás egészéről kérdezzük kérdőíves formában.
Kíváncsiak vagyunk, hogy

Az új szolgáltatás hozott-e változást a könyvtárlátogatók számában és összetételében?
A letéti állomány és a felkínált szolgáltatások megfelelnek-e használóink igényeinek?
A könyvtárosok milyen változtatásokat szeretnének a későbbiekben tapasztalataik alapján?

A könyvtári minőségbiztosítás során fontos, hogy odafigyeljünk mindenre, ami a könyvtárban történik, és fontos olyan szolgáltatásokat kínálni, amelyek a használók igényéből és elvárásaiból indulnak ki. Feladatunk, hogy az így megfogalmazott vélemények alapján a könyvtár stratégiai tervében szerepeljenek a szolgáltatás hatékonyságát, színvonalát jobbító tervek.

Munkatársaimmal együtt úgy érezzük, hogy az eltelt egy év minőségi ugrást jelentett mind a projektben résztvevő kiskönyvtárak, mind a megyei könyvtár életében. Bár a szolgáltatást értékelő kérdőíveket csak az ősz folyamán kívánjuk feldolgozni, már most látható, hogy főként az 1000-2000 lakosú települések könyvtáraiban igen kedvező fogadtatásra talált a kezdeményezés. Reményeink szerint 2006-ban - bár már pályázati támogatás nélkül - tovább bővül a szolgáltatást igénybe vevők köre, és az elmúlt év tapasztalatait is kedvezően tudjuk hasznosítani a továbbiakban.

1 Ramháb Mária: A regionális ellátás - kistelepülések könyvtári ellátása Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer. Tervezet. Kézirat, 2004. Február
Könyvtári fejlesztési koncepció a községekben, különösen a kistelepülésen élők számára. "A könyvtár a jövő" program keretében. = Kulturális Közlöny, 47. évf. 7. sz. 372-383. p. URL: http://nkomftp.hungary.com/palyazatok/konytarfejlesztes.doc
2 A könyvtári terület stratégiai céljai. = Könyvtári levelező/lap, 15. évf. 2003. 1. sz. 3-7. p. URL: http://www.kultura.hu/nkom/nkom/infothek/article/D999_article_63080.html
3 http://www.brody.iif.hu/kszr/szerzod.doc
4 Tőzsér Istvánné: A közkönyvtári ellátás jelenlegi helyzete Heves megyében a számadatok és a módszertani látogatások tükrében. = Kapcsolat, 12. évf. 4. sz. 7-11. p.
5 http://www.brody.iif.hu/kszr/KSZR.doc